Lập bản đồ quy trình hiện tại và quy trình mong muốn cho luồng duyệt khoản vay

Tôi bắt đầu với quy trình hiện tại (as-is), bằng phỏng vấn và quan sát người nộp đơn, cán bộ tín dụng và chuyên viên thẩm định. Tôi vẽ nó dưới dạng sơ đồ BPMN hoặc swimlane, mỗi vai trò một làn: tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ, chấm điểm tín dụng, thẩm định thủ công, phê duyệt và giải ngân. Tôi đánh dấu các điểm bàn giao, thời gian chờ, vòng lặp làm lại và hệ thống dùng ở mỗi bước.

Từ đó tôi tìm ra điểm đau, ví dụ giấy tờ bản cứng bị nhập lại bằng tay, hàng đợi thẩm định thủ công dài và người nộp đơn không xem được trạng thái. Mỗi điểm đau tôi gắn với một số đo, như số ngày trung bình để có quyết định.

Sau đó tôi cùng các bên liên quan thiết kế quy trình mong muốn (to-be): tiếp nhận trực tuyến có kiểm tra dữ liệu, kiểm tra dữ liệu tự động, chấm điểm theo quy tắc để tự duyệt hoặc tự từ chối các ca rõ ràng, chỉ thẩm định thủ công các ca nằm ở ranh giới, và có thông báo trạng thái.

Với mỗi thay đổi, tôi ghi lại quy tắc nghiệp vụ, các kiểm soát (như yêu cầu pháp lý và kiểm toán) cùng chỉ tiêu mục tiêu, rồi rút ra yêu cầu từ khoảng cách giữa hai sơ đồ.